Редактирование
деловых бумаг и служебных документов
обычно состоит из трех этапов.
1.
Первичное
ознакомление с текстом документа. Работа
по редактированию документа начинается
с его прочтения в целом. При первом
чтении не рекомендуется вносить в текст
какие-либо поправки, но можно делать
карандашные пометки на полях, или, что
лучше, все попутные замечания следует
фиксировать на отдельном листе бумаги.
2.
Проверка
фактического материала. На
следующем этапе целесообразно обратиться
к проверке фактического материала,
включенного в документ. Следует продумать,
достаточен ли фактический материал
редактируемого документа, достоверны
ли представленные сведения.
3.
Собственно
редактирование документа. На
третьем этапе проводится языковая
правка. Устраняются орфографические,
пунктуационные и стилистические ошибки.
Все исправления, вносимые в текст,
делаются синими или черными чернилами
(нельзя писать красными). Все написанное
— слова, цифры, корректурные знаки —
должно быть отчетливым и аккуратным.
Выправленный текст
следует перепечатать и вычитать.
Полностью подготовленный текст
подписывается.
При
редактировании используются специальные
корректурные знаки.
1) Лексические ошибки в деловых бумагах
1.
Неправильное использование слов-терминов.
Например: Частично доставленные заготовки
зубчатых колес не имеют маркировки и
свидетелей.
Прошу
принять меры к обеспечению.
Под
словом свидетели
адресат
понимал макеты деталей, прилагаемых к
партии. Этот термин образцы-свидетели
используется
узким кругом специалистов. Текст не был
понят получателем документа.
2.
Неуместное или неоправданное употребление
иностранных слов.
Например:
Срок выполнения задания может быть
пролонгирован
{продлен).
Нет
смысла использовать иностранное слово,
если есть русский термин, обозначающий
данное понятие. Употребление иностранной
лексики должно быть обусловлено
требованием необходимости, уместности
и точности словоупотребления.
3.
Употребление архаизмов.
К числу
слов и оборотов, исторически свойственных
деловой письменной речи, но в настоящее
время ощущаемых как архаичные, следует
отнести: при
сем (при
этом); на
предмет (для);
каковой
(который);
отношение
(письмо);
уведомлять
(сообщать);
в
настоящем… (в
этом…); вышепоименованный
(указанный
выше) и т.п.
4.
Плеоназм и тавтология.
Например:
150 рублей денежных
средств или
*Следует
учитывать следующие факторы.
5.
Неразличение паронимов.
Например:
Командировочный
прибыл
в указанное время.
Командировочный
—
образовано от слова командировка
и
обозначает предметы и обстоятельства,
связанные с этим понятием {командировочное
удостоверение, получить командировочные).
Командированный
— человек,
направленный в командировку
{командированный
специалист).
6. Ошибки в
употреблении синонимов.
Например:
Высылаем ответ на Ваше требование
от
12.05.95. В
данном случае в официально-деловом
стиле преимущественно употребляется
синонимичное слово запрос,
а
не требование.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
доцент Московского городского университета
управления Правительства Москвы, к.п.н.
Буторина Елена
доцент Российского государственного гуманитарного
университета, к.ф.н.
Все сложные случаи словоупотребления, правописания и постановки знаков препинания невозможно уместить в одной статье, поэтому мы решили рассказать о распространенных ошибках в наиболее употребимых текстовых конструкциях, которые были выявлены в результате анализа переписки московских госслужащих. Вас ждет систематизированная в виде таблицы информация: объяснение правил с примерами ошибочного и грамотного написания.
Составлять деловые письма сложно. С одной стороны, необходимо придерживаться официально-делового стиля речи с его исторически сложившимися чертами и языковыми особенностями, с другой – стремиться к максимальной лаконичности, ясности и доступности для адресата.
Проблемой для многих является и правописание. К счастью, нас выручает автоматическая проверка ошибок в программе Word, которая подчеркивает волнистой красной линией «подозрительные» для нее фрагменты, тем самым обращая на них наше внимание, чтобы мы могли, если нужно, исправить ошибку. Но, к сожалению, и она не все «замечает».
Незабвенная Фаина Раневская была права: «Орфографическая ошибка в письме – это как клоп на белой блузке!»
Анализ служебной переписки московских государственных служащих позволил нам выделить типичные ошибки и трудные случаи. Предлагаем их вам в систематизированном виде с объяснениями и примерами правильного и ошибочного написания. Этот материал уже прошел апробацию на программе «Деловое письмо: ясно и грамотно» курсов повышения квалификации Московского городского университета управления Правительства Москвы.
С помощью Таблицы вы можете перепроверить себя: точно ли помните те правила, на которых большинство «спотыкается», а затем использовать ее как «шпаргалку».
Таблица. Типичные ошибки в служебных письмах
Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Рекомендовано для вас
- Свежие
- Посещаемые
Оформляем почтовые отправления
Показываем примеры оформления конвертов
писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
Лилия Власова
эксперт по документообороту и делопроизводству
Организационно-правовую форму надо писать с маленькой или большой буквы?
С какой буквы (заглавной или строчной) надо
писать организационно-правовую форму в наименовании организации? Какую аргументацию приводят сторонники каждого из этих вариантов: правила русского языка, нормы Гражданского кодекса РФ, устав организации и пресловутое «все так делают». К сожалению, многие заблуждаются в этом вопросе. Объясняем, как их переубедить и зафиксировать правильный вариант в Инструкции по делопроизводству.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Штатное расписание и штатная расстановка
Почему штатное расписание обязательно
для оформления в любой организации, а штатная расстановка – нет, но она очень удобна. Показываем примеры их оформления. Объясняем, какие изменения надо отражать в штатном расписании.
Наталия Сараева
эксперт журнала
Надежда Сенаторова
начальник отдела юридического и кадрового
сопровождения ЗАО «КИА Системы»
Как оформить гарантийное письмо
Какие гарантийные письма бывают. Особенности
их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Сергей Россол
корпоративный консультант МКА «Калинин,
Трач и партнеры»
Оформляем приказ по обновленным правилам
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал
правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Лариса Доронина
к.э.н., эксперт Национальной ассоциации
офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления
Общие правила составления и оформления протокола
Только правильно составленный и оформленный
протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Правила написания адресов
Основное внимание мы уделили отечественным
правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ,
кандидат исторических наук
Формы написания чисел в тексте документов
В тексте некоторых документов встречаются
числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Юсипова Е.Г.
заместитель начальника правового управления,
начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 5
Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях
Служебная и докладная записки
Рассмотрим возможные ошибки, которые допускают в служебной (см. пример 1) и докладной записках (см. пример 2).
Пример 1.
Служба ДОУ Финансовому директору
ООО «Флагман» А.В. Королеву
Служебная записка
6 марта 2006 г. N 37
О выдаче денежных средств
В связи с проведением празднования международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей, которые пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда.
Секретарь Семенова И.П. Семенова
В примере 1 обращают на себя внимание две ошибки.
Первая — это неоправданное употребление оборота «двадцать тысяч рублей, которые пойдут…». Фраза «деньги пойдут на что-либо» больше свойственна разговорной речи и нежелательна в тексте документа. Поэтому нужно следить, чтобы в документы не «закрались» слова разговорной речи, и, наоборот, чтобы наша повседневная речь не изобиловала документальными штампами.
Вторая ошибка записки — несогласованность в построении словосочетаний «пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда». Правильно данная мысль звучала бы так, как это показано в продолжениях 1 — 2 примера 1. И, конечно, слово «Международный» в наименовании женского дня как праздника пишется с прописной буквы. Если название праздника пишется не полностью — 8 Марта — то название месяца следует писать с заглавной буквы. С учетом сделанных замечаний соответствующий фрагмент служебной записки может выглядеть так, как показано в продолжении 3 примера 1.
Продолжение 1 примера 1. Деньги будут использованы на приобретение подарков и на организацию обеда.
Продолжение 2 примера 1. Деньги будут использованы для приобретения подарков и для организации обеда.
Продолжение 3 примера 1. В связи с проведением празднования Международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей для приобретения подарков и проведения праздничного обеда.
Пример 2.
Служба главного инженера Директору ЗАО «ВИКСАН»
С.А. Соловьеву
Докладная записка
21 марта 2006 г. N 39
О нарушении трудовой дисциплины
Сообщаю, что 20 марта 2006 г. сварщик А.С. Петрунин вышел на работу в нетрезвом состоянии. Во время перекура он сидел рядом с механиком В.П. Руденко, куртка которого была пропитана бензином. Когда А.С. Петрунин закурил, вследствие его неосторожных движений искры от папиросы попали на куртку В.П. Руденко, в результате чего она загорелась. Большая половина ее сгорела, в результате чего В.П. Руденко получил ожоги и был доставлен в больницу.
Инженер по технике безопасности Краснов И.П. Краснов
Проанализируем ошибки, допущенные в примере 2. В данной докладной записке имеют место две ошибки. Замена слова «куртка» на местоимение «она» в последнем предложении приводит к неясности, кто или что сгорело. Кроме того, «половина» не может быть «большей» или «меньшей», т.к. половины всегда равны, поэтому в данном случае оправданным является употребление слова «часть».
Заявление
Особое внимание хотелось бы обратить на правильность составления заявлений, поскольку ошибки в данном документе встречаются наиболее часто. Рассмотрим образец заявления (пример 3).
Пример 3.
Директору автобазы N 2
В.И. Скворцову
от водителя I класса
Л.Н. Никифорова
Заявление
Прошу Вас освободить меня на время от работы на дальних рейсах в связи с необходимостью лечения в поликлинике. Медицинская справка прилагается.
20 марта 2006 г. Никифоров Л.Н. Никифоров
В данном случае имеют место и ошибки в оформлении заявления, и ошибки в его содержании. В заголовке заявления, а также разного рода записок и других документов не пишется предлог «от», т.е. заявление не от водителя, а водителя.
Ошибки же в содержании самого заявления следующие. Первое предложение документа оказалось очень громоздким из-за именных групп (словосочетаний с именами существительными или прилагательными), которые следуют одна за другой: «на время», «работа на дальних рейсах», «в связи с необходимостью», «лечения в поликлинике». У любого языка есть особенность — он стремится к экономии своих языковых средств, потому лингвисты и выдвигают требование: пишите и говорите проще. Ведь фразу «в связи с необходимостью лечения в поликлинике» вполне можно упростить. Для сравнения рассмотрим правильный образец данного заявления.
Продолжение 1 примера 3.
Директору автобазы N 2
В.И. Скворцову
водителя I класса
Л.Н. Никифорова
Заявление
Прошу Вас временно освободить меня от работы на дальних рейсах в связи с лечением в поликлинике. Медицинская справка прилагается.
20 марта 2006 г. Никифоров Л.Н. Никифоров
Ошибки в фамилиях
Множество ошибок встречается и в склонении фамилий. В качестве образца рассмотрим фрагмент одной из доверенностей (см. пример 4).
Пример 4.
Я, Лидия Анатольевна Шевчук, доверяю моему мужу Ивану Сергеевичу Шевчук получить мою зарплату за первую половину апреля 2006 г.
В данном случае фамилия «Шевчук», если она указывает на лицо мужского пола, склоняется, поэтому следует писать «Ивану Сергеевичу Шевчуку». То же касается и всех иноязычных фамилий (см. пример 5).
Пример 5.
Елене Гринберг, но Анатолию Гринбергу
Если же фамилия заканчивается на «о» или «ич», то независимо от того, носит эту фамилию мужчина или женщина, она не склоняется (см. пример 6).
Пример 6.
Оксане Короленко и Максиму Короленко
Светлане Вашкевич и Виктору Вашкевич
Обратите внимание на написание таких фамилий во множественном числе. Правильное написание продемонстрировано в примере 7, неправильное в примере 8.
Пример 7.
Оксане и Максиму Короленко
Светлане и Виктору Вашкевич
Пример 8.
Оксане и Максиму Короленкам
Светлане и Виктору Вашкевичам
Л.С.Лотош
Филолог
Подписано в печать
26.04.2006
служебная записка на приобретениесклонение фамилийобразец служебной записки на приобретение