Скоро наступят времена, когда деревья будут большими, а компании полностью заменят бумажные документы на электронные. А пока мы на пути к зеленому будущему, можно поговорить о том, как сканирование документов помогает бизнесу.
Сканирование и его форматы
Сканирование документов — важный инструмент для оптимизации процессов работы с документами любой организации. Вот, какие проблемы решает процедура:
- сокращение затрат на использование бумажных оригиналов (в том числе при массовой подборке документов в случае налоговых проверок);
- сокращение расходов на аренду помещений / освобождение полезной площади кабинетов;
- доступ к информации в любое время из любой точки мира;
- сохранность любых документов (бухгалтерские документы, тексты, чертежи, изображения, книги, сшитые архивные дела), даже после уничтожения их бумажного оригинала;
- автоматическая проверка содержимого оригиналов на ошибки (правильность оформления реквизитов, наличие подписей, печатей, пересортицы и комплектности).
Какие основные требования обычно бухгалтера предъявляются к сканированию?
В основном организации применяют черно-белое сканирование, с разрешением не более 300 DPI (точек на дюйм). Качество такой электронной копии, после принтера, будет сравнимо с качеством полученной ксерокопии. Цветное сканирование обходится дороже и обычно его применяют в тех случаях, когда важно при выводе на печать получить на копии цветные подписи и печати.
Оптимальное по качеству и размеру расширение итогового файла с графическим образом — PDF. Документы с таким расширением не занимают много места на сервере, удобны в работе и открываются большинством стандартных офисных программ.
Простое ли дело — оцифровка?
Оцифровку документов можно выполнить своими силами. Но, во-первых, это потребует наличие специальной техники, программных продуктов и человеческих ресурсов, а во-вторых, полученный результат может разойтись с ожиданиями.
Перед началом работ необходимо определить, какие документы можно расшивать, а какие сканировать только в сшитом виде. Обычно не расшивают договоры, отчетные, уставные и иные материалы, заверенные нотариально или скрепленные представителями двух сторон. Скорость оцифровки прошитых материалов в несколько раз ниже, чем предварительно подготовленных. При переводе в электронный вид сшитых оригиналов, часть полученной информации может быть искажена или обрезана (изгибы листов у корешка).
Важным этапом является подготовка документов к сканированию. Документы необходимо достать из папок, файлов, изъять скрепки и стикеры, а в самом конце вернуть в исходное состояние. Далее начинается процесс перевода в электронный вид.
В обычных офисах стоят многофункциональные устройства или сканеры, но они совершенно не подходят для целей массового сканирования. Они медленные, их дорогостоящие узлы не рассчитаны на большую нагрузку, у них отсутствует программное обеспечение для формирование итоговых файлов.
Профессиональный потоковый сканер который использует «Делис Архив», переводит в электронный вид и формирует итоговые PDF — файлы со скоростью более 100 страниц в минуту и это при двустороннем сканировании. Стоимость такого сканера начинается от 600 000 руб. за 1 единицу и это без учета последующего технического обслуживания.
Завершающим и самым дорогостоящим этапом, является индексация документов. Без данного этапа, вся предыдущая работа не имеет смысла, а полученные образы документов будут непригодными для поиска картинками.
Каждому сформированному PDF файлу присваивается наименование, а к каждому документу свои поисковые параметры: тип документа, дата, номер, контрагент, адрес, тип продукции и т.д.. На данном этапе для сокращения затрат, рекомендуется использовать специальные программные продукты позволяющие проводить индексацию документов в автоматическом режиме..
Заказывая услуги профессионального сканирования вы получаете не только качественно созданный электронный архив, но и сервис по автоматической проверке ошибок в бухгалтерских, финансовых и иных документах, на базе программных продуктов «РИО». Без человеческого участия, наша система сама находит разногласия в документах и своевременно сообщает о них.
Таким образом можно оцифровать имеющийся в вашей организации архив и организовать оптимальный процесс работы с документами..
Делис Архив уже 20 лет занимается обработкой документов и организацией их хранения. У нас 30 сканеров, которые способны производить сканирование до 2 миллионов копий в день. С оборудованием работают опытные специалисты и технологи.
В нашем портфолио более 100 проектов. Например, мы настроили процесс оцифровки документов в Почта Банке, создали электронный архив технической документации для УРАЛМАШа и организовали безбумажный офис Агентства по страхованию вкладов.
В чем преимущества распознавания документов?
Система сканирования «здесь и сейчас» применяется многими компаниями. Например, в торговых организациях. Все поступающие на склад или распределительный центр документы переводятся в электронный вид, проверяются на ошибки, индексируются и передает в информационную систему (система электронный архив или бухгалтерская программа). Несмотря на то, что точки присутствия ритейлера могут быть рассредоточены по всей стране, головной офис, бухгалтерия, отдел безопасности и другие подразделения оперативно получают в свое распоряжение документы.
Но при этом мы ведь говорим не только о простом сканировании, но и распознавании. Распознанный документ можно отредактировать при необходимости, по его тексту можно вести поиск, а также контролировать правильность заполнения заданных полей.
Итак, в чем преимущества системы распознавания:
- Оперативная и эффективная обработка информации документов;
- Своевременное выявление ошибок;
- Контроль за процессом обработки документов с момента сканирования и до момента размещения информации в системе;
- Быстрый доступ ко всем документам, которые были включены в данную систему;
- Расположение в программе точной информации по всем документам компании (местонахождение того или иного документа, срок хранения, срок исполнения, процесс исполнения и т. д.).
- Быстрый поиск информации по различным критериям.
Система распознавания текста на базе «РИО» приживется в любой сфере: производстве, логистике, транспорте, ритейле, банке, энергетике, телекоммуникациях.
Если говорить о бухгалтерии, то внедрение решения по распознаванию текста на 50% сокращает затраты при обработке счетов-фактур, накладных и других документов, минимизирует ошибки ввода, предотвращает потерю данных.
Сейчас, во времена облачных технологий и удаленной работы, большинство популярных программ и систем ведения учета (бухгалтерского, кадрового, складского и т.д.) предназначены для облегчения работы сотрудников.
Программа сканирует, распознает и проверяет документы, автоматически извлекает из них нужную информацию и вводит ее в учетные программу. Бухгалтеру остается только подтвердить, правильно ли распознаны данные.
Кейс
Мы работали с очень разными организациями, предприятиями и даже банками. Вот, например, кейс по реализации проекта в крупном федеральном Банке.
Ежемесячное в архив заказчика поступает порядка 800 000 досье и нашими задачами были:
- настройка процесса оцифровки документов, целью — оцифровка 2 000 досье в день на человека и более 800 000 досье в месяц. Причем сведения должны были ежедневно загружаться на сервер;
- выявление ошибок в документах, не комплектов, пересортицы, не соответствие реестрам;
- организация оцифровки таким образом, чтобы информация о расположении оригиналов документов в бумажном виде, вплоть до коробки и папки, также отражалась в учетной системе Банка.
В результате уже несколько лет внедренная нами система обеспечивает ежедневную обработку документов заказчика. Были достигнуты поставленные цели по количеству обрабатываемых документов и автоматизирована загрузка во внешнюю информационную систему. Ежедневно заказчик пользуется электронным архивом и имеет полную информацию о месторасположении каждого запрошенного документа в реальном хранилище.
Отправим материал Вам на почту
Ошибки в документации: как исправлять? Два способа внесения правок в первичку
Ни один человек не может быть абсолютно уверенным в том, что делает все безошибочно. Даже бухгалтер. Каким бы щепетильным, аккуратным и педантичным он бы ни был. Иногда по воле коварного случая неточности могут возникать неожиданно без какого-либо умысла. Как показывает практика, ошибки в документообороте- не редкость. Оплошность может произойти даже при использовании специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации документооборота, подготовки первичных документов, на которых, собственно, и основывается весь бухучет.
Согласно нормам российского законодательства, любой документ с недостоверными сведениями теряет свою юридическую значимость. Следовательно, организация не имеет права использовать его в качестве подтверждения факта ведения своей финансовой деятельности в дальнейшем.
Однако, совсем не все реквизиты «неприкосновенны».
В соответствии с разъяснениями Минфина существенная ошибка – это недостоверные данные, содержащиеся в первичном документе в названии, содержании, дате составления, должности и ФИО исполнителя или подписанта, величинах (натуральных и денежных). Другими словами, любые описки/просчеты в перечисленных выше сведениях дают полное основание считать тот или иной документ недействительным с точки зрения закона до исправления ошибок в первичных документах.
Наиболее распространенными и часто выписываемыми первичными документами являются:
- Акты об оказании услуг;
- Авансовые отчеты;
- Накладные.
Исправление ошибок в документах, перечисленных выше, возможно, но делать это надо строго в соответствии с нормами.
Самые распространенные ошибки документооборота
Чтобы не допустить случаев потери тем или иным документом его легитимности, рекомендуем учитывать перечисленные ниже аспекты при заполнении различных первичных документов.
Акты
Эти первичные документы должны обязательно иметь название, которое может быть определено на организационном уровне. Также необходима дата составления, т.к. многие ошибочно считают, что, указав в содержании акта период, в течение которого выполнялись работы или услуги, они снимают с себя ответственность проставлять дату составления документа.
Обязательно проверяйте ИНН своего контрагента. Сверку следует делать не только с регистрационной карточкой организации, но и с данными, содержащимися в ЕГРЮЛ. Наименование услуг должно быть прописано подробно и не вызывать вопросов у налоговой. Если акт заверяется подписантом по доверенности, надо обязательно указать реквизиты доверенности и приложить к документу ее копию.
Узнать всю информацию про контрагентов вам позволит СБИС Проверка контрагента. СБИС покажет вам юридический адрес, ИНН предприятия, ФИО директора, а также выявит аффилированных лиц, покажет данные по финансовой стабильности организации, а еще выдаст заключение о добросовестности контрагента. Узнайте у наших специалистов о бесплатном тест-дайве сервиса!
Накладные
В накладной должны быть обязательно прописаны такие сведения, как дата и номер, а также указаны должность и ФИО подписантов.
Авансовые отчеты
В этих документах строгой отчетности обязательными реквизитами являются дата, сведения о подотчетнике (ФИО, должность) и о статьях расходов с пояснениями.
Два способа исправления ошибок в документах
Утвержденным приказом № 62н от 16.04.2021г. Минфин определил отдельный стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», в рамках которого содержится отдельный раздел, регламентирующий правила исправления ошибок в документах.
При обнаружении ошибки в документе, следует, в первую очередь, классифицировать, является она существенной или нет. Если неточность отменяет легитимность документа, тогда следует ее оперативно исправить. Существуют правила, регламентирующие корректировки в первичке, согласно которым необходимо обязательно указывать дату, когда изменение было внесено, а также сведения о сотруднике (ФИО, должность), которые внес эти правки.
Законом предусмотрена два основных пути, по которым можно пойти при необходимости исправлений в первичной документации:
- Правки в первоначальном документе;
- Создание и отправка корректирующего документа.
Остановимся подробнее на каждом из них.
Исправления в первоначальном документе
Первым способом исправления ошибок в документе является непосредственная правка данных. С одной стороны, это самый простой вариант из всех возможных, ведь требуется только откорректировать неверные данные. Однако, есть определенные сложности, например:
- Если ошибка документооборота комплексная, тогда придется вносить правки в большее количество бумаг. Это неудобно и, более того, может породить новые неточности;
- Также в случае нескольких правок в одном документе он просто-напросто становится малочитабельным. Контрагент может не разобраться в исправлениях и не понять, каким данным стоит доверять. Те же вопросы может задать налоговый инспектор, который будет проверять эти первичные документы;
- Неприменимость для электронных документов, ведь в этом случае произойдет нарушение целостности контейнеров и криптографической подписи, что автоматически сделает бумагу не легитимной;
- Сложности в двусторонних правках – если ошибки в документообороте были обнаружены уже после взаимного обмена экземплярами с контрагентом, то необходимо будет точно проконтролировать, что исправления ошибок в документах были точно внесены. В этом случае можно еще попросить контрагента уничтожить имеющуюся версию и направить ему новую бумагу с внесенными в нее от руки исправлениями.
Как видите, у первого способа есть много ограничений, которые не удобны с операционной точки зрения, отнимают много времени и ресурсов и, что самое главное, могут породить новые неточности и несоответствия.
Корректирующие документы
Наиболее современным, удобным, прозрачным способом исправления ошибок документооборота является второй способ: создание нового, правильного документа. На законодательном уровне этот способ четко не регламентирован, следовательно, каждое предприятие может самостоятельно выработать правила для этой процедуры и закрепить их в нормах и учетных политиках.
Существует лишь одно ограничение – вносить исправления в системе электронного документооборота может только сторона, которая выписала первичную документацию даже если неточность была выявлена контрагентом.
Для эффективной работы с документами в организации, повышения скорости оборота и согласования бумаг, сокращения числа ошибок рекомендуем вам воспользоваться системой СБИС Электронный документооборот. Для работы в нем вам потребуется электронная цифровая подпись, приобрести которую можно в нашем Центре ЭЦП.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
Цифровизация внутренних процессов полезна для оптимизации бизнеса. Одно из преимуществ перехода к электронным документам – ускорение обработки бумаг. С распространением электронных форм документооборот явно упростился. Особенно это прочувствовали бухгалтеры, которые работают с большим количеством «первички».
В чем преимущества электронного документооборота?
- Безопасность. Благодаря цифровым средствам защиты электронные документы практически невозможно подделать.
- Прозрачность. Отслеживать движения онлайн-документации намного проще.
- Надежность. Все переписки сохраняются у отправителя и адресата, на серверах порталов и сервисов – ни один лист больше не затеряется.
- Ответственность. Переход в онлайн-сферу позволят сохранить экологию страны: ежегодно в компаниях задействуется и уничтожается колоссальное количество бумажной продукции.
Но при переходе на цифровой документооборот появилось и немало сложностей. Они связаны в основном с тем, что не все в курсе, как правильно оформлять документы и что именно требуют инстанции. Как не нарваться на отклонение электронных бумаг и не потерять время из-за своей неосведомленности?
В чем трудности?
В первую очередь затруднения были вызваны тем, что официальные ведомства не были готовы к такому современному решению. В то время, как юридические лица уже активно обменивались электронными копиями документов, контролирующие организации все еще придерживались практики бумаг и очередей. Вслед за бухгалтерией ФНС и другим органам также пришлось сформировать требования к электронной документации. Под них подстраиваются те фирмы, которые раньше самостоятельно определяли порядок оформления. Теперь необходимо приспосабливать их под принятые нормы. Каковы они на данный момент?
Какими должны быть сканы документов?
В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ отражены следующие требования.
- Цифровые документы должны быть в формате PDF и TIFF. Преобразовать имеющиеся сканы в эти разрешения можно в онлайн-конвертерах.
- Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого). Эта опция выбирается в настройках программы сканера.
- Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
- Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
- Для настроек яркости и контраста нет конкретных параметров, но они должны быть такими, чтобы текст был четким и читаемым.
- Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открываться на стандартных платформах ОС (Windows™ с 2000 и далее по возрастанию).
- При открытии документа не должно всплывать никаких предупреждений о возможных ошибках.
- Убедитесь, чтобы не были установлены пароль и запрет на печать.
- Если документ содержит более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме TIFF – его также можно преобразовать в онлайн-конвертере.
- В том случае, если скан состоит из одного листа, допускается разрешение JPEG.
Требования достаточно простые – чтобы избежать ошибок, нужно только настроить программы сканеров и не менять их.
Сканы документов для судов: есть нюансы
Будьте внимательны – российские суды устанавливают индивидуальные нормы для отсканированных бумаг. Это обусловлено разницей во внутренних регламентах оформления.
- Принимаются документы только в формате PDF.
- Разрешение – 200 DPI.
- Объем файла – до 10 МБ.
- Все документы должны быть черно-белыми. При отправлении заполненных синими или фиолетовыми чернилами бланков нужно привести их в монохромный вид – это делается в программе сканера.
- Все надписи, печати, подписи должны быть хорошо различимы.
- Темы писем и приложенные файлы должны отражать суть документа и иметь одинаковые названия формата «Дополнительное соглашение №… от… к договору №…».
Как быть с XML?
Документы XML, которые представляют собой онлайн-страницы, иногда неудобно или невозможно сканировать, например, банковские платежные поручения. Какую документацию ФНС принимает в формате XML?
- Счета-фактуры, в том числе корректировочные.
- Журналы учета.
- Товарные накладные ТОРГ-12.
- Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся к ним листы.
- Акты приема и сдачи работ.
Для того, чтобы избежать возврата документов по причине того, что они отправлены не полностью или недостаточны, лучше всегда снабжать пакет описью. Подробно о том, как ее составить для XML, написано в Приказе ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@.
Что еще следует знать?
Несмотря на утвержденное единое руководство, целесообразно заранее уточнить порядок подачи в том ведомстве, с которым вы собираетесь взаимодействовать. Встречаются частные случаи, которые не отражены в законах. Так, ФНС заявляет, что для ряда документов необходима усиленная электронная подпись ответственного лица. Для ФНС это является гарантией того, что она не получит фальсификат, а для вас – что документ точно будет рассмотрен.
Итог
У пользователей нашей услуги «1С Предприятие 8.3 онлайн» нередко возникают опасения, связанные с оформлением отсканированных документов. В этом случае подстраховаться можно только так: отслеживать изменения и уточнять нормы в организациях. Сфера инноваций меняется очень быстро, поэтому нужно держать руку на пульсе и при возможности консультироваться со специалистами.
(Рейтинг:
0 ,
Голосов: 0 )
19.11.2016
Блог
Заметки для клиентов
Автор: Олег Ефимов
Уважаемые клиенты, в нашей компании принято работать не с оригиналами, а с электронными копиями ваших весьма ценных документов. В связи с этим мы просим вас придерживаться следующих общепринятых требований к сканированию документов.
Сканирование — процесс перевода в цифровую форму (оцифровка) включает в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF.
Страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI.
Страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в режиме RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI.
Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части чёткости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста.
Требования к доступности информации
- Файлы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках.
- Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого файла.
- Не допускается устанавливать в файлах парольную защиту на открытие файла.
- В качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных материалов должны использоваться TIFF (для документов формата более А4) и PDF (основной формат). Использование других форматов не рекомендуется.
- Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после сканирования такого документа должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа.
- В случае сканирования документа, состоящего из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG.
- Формат PDF используется для полного представления документа в электронном виде. PDF-документ должен представлять собой многостраничный электронный документ (файл) в формате PDF.
Требование к названию файла.
Название файла должно начинаться с даты его подписания, выдачи или создания в бумажном варианте (год, месяц, день), к примеру, «2016-01-01_договор_купли-продажи_доли_в_уставом_капитале_ООО_ЮРИСТ КАЛИНИНГРАД_№_55».
В случае возникновения сложностей наши специалисты готовы вам оказать посильную помощь. Просим обратить внимание, что время, затраченное на приведение документов в соответствие требованиям, также тарифицируется.
Также рекомендуем ознакомиться с нашей заметкой Создаем PDF в Windows 10 , в которой расскажем о том, как можно распечатать любой документ сразу в PDF.
В работе с фалами PDF рекомендуем сервис https://www.ilovepdf.com/
Ошибка при сканировнии товаров с маркировкой в 1С управление торговлей 11.4 (1с 8.3 Розница редакции 2.3) — невозможно обработать отсканированный штрих-код
- ☑База знаний 1С Ꙭ
- Ошибка при сканировнии товаров с маркировкой в 1С управление торговлей 11.4 (1с 8.3 Розница редакции 2.3) — невозможно обработать отсканированный штрих-код
Рейтинг: 3.3/5 — 3
голосов
«Невозможно обработать отсканированный штрихкод по причине считаный код опознан как немаркируемая продукция. Ожидаемые виды продукция Обувная продукция.» — что это значит?
Данная ошибка происходит в более новых версиях релиза 1с 8.3 Управление торговлей 11.4 (10.3) и 1С 8.3 Розница редакция 2.3 после обновления и перехода на «маркировку». Аналогичная ошибка наблюдается при продаже сигарет. В более старых мартовских релизах (версиях 1с) данная ошибка проявляется как «при сканировании штрих-кода не выводиться код маркировки». Это означает только одно «1Ска запуталась». Причиной возникновения ошибки, стало следующие:
- Вы работали себе в своей версии 1с Розница или УТ, никого не трогали, и тут на вас «бац, напала маркировка обувной продукции». Вы в попыхах обновили программу, купили 2д сканер и прошили онлайн-кассу под честный знак.
- Ранее вами уже были созданы номенклатурные позиции (обувь, лекарства, табак). Вы создали новый вид номенклатуры и изменили в карточках товара вид номенклатуры на «маркируемую обувную продукцию» и 1с не успел понять, что происходит.
- После очередного обновления 1С требует, чтобы в режиме кассира программа вывела окно «код маркировки для считывания» но сама не понимает, маркированный это товар или нет.
Решением данной проблемы является:
1) Групповое редактирование вида номенклатуры для всех маркированных позиций;
2) Заходим в каждую позицию (в карточку номенклатуры) и вручную перевыбирать вид номенклатуры (обувь) – после этого жмём «записать и закрыть».
После одного из указанных шагов программа начнет работать корректно.
В прошлой статье мы рассмотрели общий принцип приёма маркированного товара в Честном Знаке. Однако у каждого процесса есть свои нюансы, сегодня рассмотрим, какие нарушения могут возникать у организаций при приеме документов через ЭДО.
Читайте также про ошибки ЭДО в нашей экспертной заметки для ЦРПТ – перейти
Как система Честный Знак выявляет нарушителей?
Одним из признаков нарушений является несоответствие кодов маркировки по системе Честный Знак и фактических, которые находятся в магазине.
Такое расхождение возникает при ошибках передачи данных в систему Честный Знак на момент приёма или реализации маркированного товара.
Штрафы за нарушения правил приёма товара Честный Знак
1 декабря 2021 года начнут действовать новые санкции, которые будут начислены за каждое из нарушений:
- Приём товара без передачи данных по кодам маркировки – нарушение возникает, если УПД не подтвердили по ЭДО.
- Передача данных с ошибками в УПД – документ содержал некорректные данные и был передан в систему ЧЗ.
- Нарушение сроков передачи данных в систему МОТП – универсальный передаточный документ не подтвердили в течение 3 дней.
Для должностных лиц сумма составит 1000 — 10 000 руб. или предупреждение, для юридических лиц 50 000 — 100 000 руб.
Как избежать штрафов Честный Знак?
Обязательно проведите инвентаризацию до 1 декабря. Для этого сверьте коды маркировки, которые числятся в системе Честный Знак со всеми кодами маркированного товара в магазине.
- Делаем списание, если код в системе числится, а по факту его нет.
- Ставим на баланс, если код маркировки обнаружен в магазине, а в системе его нет
Вручную проверка занимает много времени, поэтому советуем воспользоваться программой ТриАР-Контроль марок.
- Установите программу ТриАР-КМ;
- Запросите список кодов из Честного Знака;
- Товаровед сканирует штрих коды маркированного товара в магазине;
- Программа автоматически подсветит излишки и недостачу;
- Массово спишите излишки, а недостачу поставьте на баланс.
Нарушения при приёме маркированного товара по ЭДО
1. Поставщик некорректно заполнил УПД и отправил по ЭДО
При поступлении товара подрядчик оформляет электронный передаточный документ (УПД). Товароведу, чтобы принять маркированный товар, необходимо подтвердить УПД в системе ЭДО. Однако, перед этим нужно провести сверку между кодами маркировки, указанные в УПД и штрих кодами, наклеенными на товаре.
Почему важно проверять их в УПД?
Поставщик может допустить ошибку при оформлении электронного документа:
- Неправильно указал;
- Забыл передать сведения в Честный Знак о вводе в оборот штрих кодов;
- Нанес не действительный штрих код;
Обратите внимание! Сам оператор ЭДО не проверяет передаваемые коды на корректность введенных позиций и их статус. Поэтому, если ваша товароучетная система не умеет их проверять , то проводите ручную сверку во время приёмки.
Посмотрите, как реализован функционал по проверки соответствия кодов маркировки с заданной номенклатурой в программных продуктах ТриАР-Розница и ТриАР-Маркет.
Для проверки кодов нужно будет просто зайти в документ и нажать на кнопку “Проверить коды”
И в окне “Проверка кодов маркировки” просканировать их с фактического прихода:
Если по маркированной продукции они будут отсутствовать, программа сразу выдаст уведомление:
Также мы реализовали в наших программах проверку статусов кодов маркировки. Достаточно при сканировании марки, запросить информацию по выбранному коду:
После нажатия кнопки “Запросить” вы увидите информацию по коду маркировке:
2. Технические проблемы при передаче кодов маркировки от оператора ЭДО в ЦРПТ.
Если все предыдущие пункты проверены, то рекомендуется: подождать сутки после отправления, так как среднее время попадания в ЛК через оператора ЭДО – 1 сутки. Потом проверить в личном кабинете статус обработки.
Когда стороны сделки подписывают УПД, оператор ЭДО передает в систему маркировки информацию, содержащуюся в этом документе. После того как «Честный знак» идентифицирует коды из УПД, у документа появляется статус:
- Проверяется;
- Обработан успешно;
- Обработан с ошибками.
Система маркировки отправляет данную информацию в виде ответа в ЭДО, наши пользователи тоже могут увидеть данную информацию в программе.
Статус документа “Обработан с ошибками” указывает на допущенные ошибки, в том числе технические. В данном случае рекомендуется ознакомиться с ошибками и исправить их в соответствии с рекомендацией. Номер ошибки вы можете посмотреть:
- Через ЭДО (некоторые операторы ЭДО отображают информацию, что документ обработан с ошибкой);
- В личном кабинете системы маркировки;
- Наши пользователи могут посмотреть ошибку через программу.
В наших программных продуктах предусмотрена проверка статуса документа после обработки системой маркировки, если документ обработан успешно появится статус “Документооборот завершен”:
Если документ обработан с ошибкой, то появится статус:
3. У некоторых операторов документооборота передача кодов маркировки является отдельной услугой. В данном случае необходимо убедиться, что услуга подключена;
4. Не проверяются коды маркировки в документе с физическим приходом при поступлении товара;
Организация получает от поставщика электронный УПД с кодами по ЭДО. При поступлении товара необходимо сверить коды маркировки в УПД с физическим приходом.
5. Не продлен договор с оператором ЭДО.