Основные ошибки в планировании рабочего дня
Не секрет, что успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего дня. Посмотрите сами, некоторые успевают решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Первые бегут по карьерной лестнице, а вторые еле плетутся в хвосте. И дело тут не только в профессионализме, но и в грамотном планировании рабочего дня.
Существует три типа ошибок в планировании:
- Технические ошибки.Вы просто не знаете, как можно изменить планирование рабочего дня, и вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план рабочего дня на листе бумаги.
- Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать ваши планы.
- Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…
Технические ошибки:
1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.
Конечно, самый первый шаг – это составить список важных дел на сегодня/перечень задач на месяц/целей на ближайший период жизни. Этим, правда, многие и ограничиваются, не задают себе вопрос «Когда же я буду это делать?». Традиционное «начну с понедельника» явно не прокатывает.
2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.
Если вы чётко определили саму задачу и время её выполнения, но дело так и не сдвинулось с мёртвой точки, возможно, выбранное время не самое удачное. Например, мы все делимся на «жаворонков», «сов» и «соловьёв» в зависимости от того, в какое время суток мы наиболее активны. Если вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы. Начало вашего рабочего дня явно должно быть попозже, вы обязательно всё наверстаете вечером.
3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.
Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует. А в конце рабочего дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного. Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях (например, играем в компьютерные игры, бродим по социальным сетям).
4. Задача чрезмерно сложна.
Большие сложные задачи просто пугают нас, мы не знаем, с какого боку к ним подступиться. Наверняка, каждый хотя бы раз в своей жизни оказывался в подобной ситуации: вы открываете шкаф, переполненный вещами, которые следует привести в порядок, и в ужасе захлопываете его, говоря себе «в следующий раз».
5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.
Как часто мы рассчитываем «В перерыве рабочего дня/в выходной обязательно сделаю то-то». И забываем. Нельзя полагаться только на свою память, обязательно используйте ежедневник, где будете фиксировать все свои дела.
6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.
Проиллюстрировать эту ошибку можно всего одним статистическим наблюдением: обычный американский руководитель ежегодно тратит в среднем 6 недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, в архивах и папках. И применение электронных баз данных, к сожалению, при неумелом использовании не уменьшает проблему.
7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.
А может вы просто не тот?! Признаться в этом не всегда означает признание в слабости и некомпетентности. Избавившись от скучных, сложных или просто неприятных занятий, вы сможете посвятить себя тому, что вы действительно умеете и любите.
Внешние факторы:
1. Вы взяли на себя слишком много.
Зачастую нам только кажется, что задача, за которую мы хотим взяться, непомерна. Стоит лишь освоить приёмы эффективного планирования времени. Но иногда задача действительно слишком тяжела и нереальна.
2. Вы устали или заболели.
Все мы – от официанта до генерального директора – живые люди, с которыми случаются перепады настроения, депрессии, различные болезни. Необходимо учитывать это и не работать «на износ». При таком стечении обстоятельств рекомендуется отгородиться от дел на день (или на тот период, что требуется вам), не бойтесь, вы всё наверстаете, когда почувствуете себя хорошо.
3. Внимание – перемены!
У каждого из нас в жизни бывают переходные моменты: вступление в брак, рождение ребёнка, окончание института, переезд и т.д. Эти ситуации могут сильно сбивать с толку, и нужно время, чтобы приглядеться к ним и выработать новый стиль своей жизни. Всегда приступайте с установки «якорей», поймите, что на данный момент самое важное, и начните с этого.
4. Непредсказуемость.
Многие специалисты, особенно в сфере услуг, работают в обстановке высокой непредсказуемости (брокеры и трейдеры, врачи, менеджеры по сбыту и т.д.). Как с этим справиться?
Стоит попытаться оставить в своём расписании наряду с четко запланированными делами достаточно времени для непредвиденных задержек и экстренных вопросов. Это простой совет, который работает. Также стоит выделить промежуток времени в течении дня, когда вы сможете побыть с самим собой (включить автоответчик, попросить коллег подменить вас).
5. Неорганизованный партнёр / коллега.
Иногда четкому исполнению всех наших планов мешает наше ближайшее окружение. Например, неорганизованный супруг, с которым вы обустраиваете дом. Или недисциплинированные коллеги, от которых зависит результат и вашей работы.
Самый главный совет здесь – не злиться на партнера, не таить обиду. Человека, с которым у вас хорошие взаимоотношения, вполне можно обучить основным принципам тайм-менеджмента. Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е. объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.
Психологические препятствия:
1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.
Не имея перед собой четко сформулированных глобальных целей, вы не можете ставить перед собой более мелкие цели и задачи, а значит, и не знаете, чем именно и в каких пропорциях должна быть заполнена ваша повседневная жизнь.
2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.
Вы оставляете всё на крайние сроки, чувствуете себя лучше всего в ситуации цейтнота, именно тогда вы наиболее эффективны. Но зачем держать себя в постоянном стрессе?! Лучше заполнить свой график таким количеством интересных и сложных задач, чтобы и при выполнении «в срок» вам жилось интересно.
3. Вы боитесь бездействия.
Некоторые люди не любят оставаться без дела, это вызывает у них лишь негативные эмоции: тревогу, раздражение и даже чувство вины. Часть таких «трудоголиков» боятся остаться без дела, т.к. считают бездействие пустой тратой времени. Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию. Иначе они рискуют «сгореть на работе».
И ещё одна часть «вечных двигателей» просто боятся остаться наедине с самими с собой, ведь тогда появится время подумать над тем, о чём думать не хочется (например, о смысле собственной жизни или о несчастном браке, который пора разорвать).
4. Вам нравится жертвовать собой ради других.
Возможно, вы из тех людей, что живёт исключительно для других и задвигает собственные потребности на второй план. вы гордитесь тем, что можете и готовы помочь каждому страждущему. Или просто не умеете говорить «нет». Из-за этого ваши цели так и остаются только на бумаге. Научитесь и сами принимать помощь от окружающих и говорить при необходимости «нет».
5. Вы боитесь неудачи.
Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать. В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?». Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.
6. Вы боитесь успеха.
В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей. Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше. Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.
7. Вы боитесь нововведений.
Это одна из разновидностей страха успеха: уклад жизни, который есть сейчас, устраивает вас настолько, что вы методично избегаете всего, что может его нарушить. Боязнь перемен можно преодолеть, если к достижению своих целей идти более размеренно, постепенно перестраиваясь и привыкая к новому в вашей жизни.
8. Вы боитесь завершения.
Некоторые люди постоянно работают сразу над несколькими проектами, перескакивая от одного к другому, редко доводя до конца хотя бы один из них. Они не получают удовольствия от завершения задачи. В таком случае советую напоминать себе, что у вас всегда будут новые возможности и новые проекты, что завершение одного из них означает лишь возможность взяться за другой.
9. Вы – перфекционист.
Перфекционист – это человек, стремящийся к совершенству во всём. Если вы по-перфекционистски относитесь ко всем задачам, что стоят перед вами, вы просто не сможете сделать всё, что задумали.
За потребностью делать всё в совершенстве часто скрываются потребности в одобрении и принятии. Или же это страх быть раскритикованным. Возможно, вы выросли в семье, где твердили «Ты должен быть лучшим!» и очень огорчались, если среди годовых оценок была хоть одна «четвёрка».
10. Вы боитесь упустить вдохновение.
Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения. Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам. Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным.
Читайте также:
-
- Chronodex: визуализируйте свое время и задачи
- Прокрастинация и как с ней справиться
- Bullet Journal: управлять временем проще, чем кажется
- Как за несколько часов подготовиться к выступлению?
- Как сохранить работоспособность сотрудников
Препятствия в эффективном управлении временем
Препятствия в эффективном управлении временем можно подразделить на:
- внутренние проблемы в управлении временем (технические ошибки, психологические препятствия);
- внешние проблемы в управлении временем.
| Препятствие | Описание |
|---|---|
| Внутренние проблемыв управлениивременем | 1. Технические ошибки. Это легко исправимые методические ошибкив подходах к планированию времени. 2. Психологические препятствия.Это скрытые внутренние причины, которые мешают вам добиваться своих целей. Эти психологические препятствия зачастую не обнаруживают себядо тех пор, пока вы не преодолели технические ошибки и не справилисьс внешними факторами. |
| Внешние проблемыв управлениивременем | К их числу относятся факторы окружающей вас среды, находящиесяза пределами вашего контроля и разрешение которых выходит за пределываших возможностей. Такие ситуации накладывают некоторые ограничения на ваши возможности планирования и самоорганизации. |
Поглотители времени
Недавние исследования показали, что современного менеджера прерывают каждые 8 минут. Поэтому мелкие отвлечения обкрадывают вас почти на 2 часа в день. Отвлекать от работы могутпо-всякому: то в самую неподходящую минуту вас попросят снять трубку и ответить на звонок, то позовут на незапланированноесобрание, то без стука войдут в кабинет с какими-то горящими документами.
Досье поглотителей времени
Привычка откладывать дела
Чем больше задач мы откладываем, тем больше пропасть дел, которые надо было сделать еще вчера. Поэтому каждый новый день превращается в разгребание вчерашних завалов,и все необходимо сделать немедленно. Жизнь в таком режиме – это стресс и кризис.
Любимая и нелюбимая работа
Любимая работа – это та деятельность, которая вам по душе и которой вы предпочли бызаниматься большую часть рабочего дня. Постоянное занятие нелюбимыми делами ведетк накоплению внутреннего протеста и раздражения, психологическому дискомфорту и работев условиях непрерывного стресса.
Поиск избыточной информации
Этот враг подстерегает нас, когда мы одержимы поиском идеального решения. Мы пытаемсянарисовать для себя полную картину ситуации, прочитать все, что было написано по этому вопросу, начиная с Аристотеля, и, конечно, не забыть о последних
статьях в Интернете. Коварство этого пожирателя в том, что внутренне, психологическимы полностью уверены в целесообразности наших затрат.
Бич мягких и отзывчивых людей – неумение сказать «нет»
Неумение отказывать может привести к тому, что вы постоянно будете заняты не своейработой, работой, которая вам не нравится и от которой отказались другие люди. Умение отказывать не относится к методикам управления временем, умение сказать «нет» – это скорее признак личностной зрелости и силы.
Интересно
Главные поглотители рабочего времени (опрос пользователей сети)
Более 80% сотрудников во время работы отвлекаются на новости, приватную почту, социальные сети. Выявлена «четверка лидеров» популярных отвлекающих интернет-ресурсов,которая отнимает больше всего времени у респондентов. Главными «пожирателями времени» были названы:
- чтение новостей;
- прочтение частной почты;
- социальные сети;
- общение в чатах.
Более 20% опрошенных оказались чрезвычайно добросовестными работниками — они пользуются указанными ресурсами не чаще
одного раза в день, а не пользуются ими вообще 10%. Те же респонденты, которые пользуются «нерабочими» ресурсами
ежедневно, тратят на это не так уж много времени — не более часа.
По мнению большинства опрошенных, отключение от «нерабочих» ресурсов никакне повлияет на их производительность труда. Лишь 12% считают, что производительность увеличится, примерно такое же количество респондентов считает, что производительность уменьшится. Основным мотивом использования неслужебных ресурсов в рабочее время более чем две трети респондентов называют отдых и переключение внимания. Интересно, что более 70% респондентов считают главными факторами снижения производительности труда неожиданные поручения, совещания, ответы на письма, общение с коллегами.
Практикум
Борьба с поглотителями времени
Отметьте в таблице поглотители времени, которые мешают вашей работе. Записывайте, каквы будете бороться с ними в дальнейшем.
Таким образом, вам станет яснее, кто или что больше всего мешает вашей работе.
Упражнение «Борьба с поглотителями времени»
| «Поглотитель» | Что я буду делать для борьбы с ним |
|---|---|
| 1. Постоянные просьбы помочь со стороны А | В ответ на первую просьбу скажу, что рад помочь,но мне будет удобнее договориться о таком формате: полчаса в день после утренней планерки. |
| 2. Синдром откладывания | |
| 3. Нежелание заниматься «нелюбимой» работой | |
| 4. Чрезмерная увлеченность «любимыми» делами | |
| 5. Поиск избыточной информации | |
| 6. Непрошенные «гости» (посетители) | |
| 7. Погруженность в большоеколичество мелких вопросов | |
| 8. Попытка слишком много сделать за один раз | |
| 9. Спешка, нетерпение | |
| 10. Неэффективные совещания | |
| 11. Ваши подчиненные или коллеги по работе | |
| 12. Недостаточное делегирование обязанностей (или отсутствие делегирования) | |
| 13. Неэффективное хранение документов и другойинформации | |
| 14. Дела, которые можно решить по телефону, переносятся на личнуювстречу |
Следующая статья
Печать
E-mail
Вы всерьез занялись планированием времени, но его все равно не хватает на выполнение важных дел? Пришло время выявить ошибки тайм-менеджмента и заняться их исправлением.
Основные ошибки управления временем и способы их устранения
Основоположники тайм-менеджмента утверждают, что если вы умеете управлять своим временем, значит, вы можете управлять своей жизнью. Время как и пространство имеет границы. Приемы тайм-менеджмента помогают в отведенное время решить большее число задач.
Распределение времени должно опираться на ваши личные особенности и помогать в достижении целей. Если этого не происходит, налицо проблема использования времени. Ваша задача — проанализировать имеющий место неправильный подход к планированию, обнаружить свои ошибки и устранить их.
Ошибки в распределении времени делятся на три группы:
- технические;
- влияние внешних факторов;
- психологические препятствия.
Технические ошибки в тайм-менеджменте — это проблема применяемых методов. Ее решение — заменить методы, которые у вас не работают.
Влияние внешних факторов — то, что расположено за пределами вашего контроля. Ваша задача — научиться сводить их к минимуму.
Психологические препятствия — ваши негативные убеждения, которые мешают добиваться своих целей и часто становятся причинами прокрастинации.
Основные ошибки тайм-менеджмента представлены в таблице:
|
|
|
|
|
|
Отсутствие конкретного времени выполнения задач |
Когда вы составляете список того, что нужно сделать, сразу отвечайте на вопрос: когда вы это сделаете? И записывайте время в ежедневник. |
|
Неподходящее время для выполнения задачи |
Учитывайте ваши особенности, ваши циклы продуктивности, активности и наполненности энергией. На пики продуктивности стоит запланировать важные и трудные задачи. |
|
Ошибки в расчетах времени |
Реалистично оценивайте проблемные ситуации и время, которое требуется для их разрешения. Сокращайте время на выполнение задач, которые не ведут к достижению ваших целей. |
|
Ошибки в выборе задач |
Если есть человек, способный решить задачу лучше и быстрее, делегируйте ему ваши полномочия. |
|
Плохая организация рабочего пространства |
Наведите порядок на рабочем месте, на рабочем столе компьютера, в ежедневник, в системе хранения информации и т.д. |
|
Внешние факторы |
|
|
Огромный объем работы |
Пересмотрите перечень работ, удалите ненужные в данный момент задачи, делегируйте все, что возможно, другим людям. |
|
Проблемы со здоровьем |
Проконсультируйтесь с врачом. Возможно, вам нужно отдохнуть, на некоторое время сменить ритм жизни. В случае болезни не стоит откладывать лечение. |
|
Полоса перемен в жизни |
Вам стоит пересмотреть цели, сроки достижения, учитывая происходящие изменения. Вносите коррективы до тех пор, пока ситуация не стабилизируется. |
|
Обстановка с высоким уровнем помех |
Вам необходимо предусмотреть резерв времени для того, чтобы успевать реагировать на непредвиденные обстоятельства. |
|
Неорганизованные партнеры |
Четко определите общие цели. Помогите партнеру разобраться в основах планирования времени. Постарайтесь найти компромисс. |
|
Психологические препятствия |
|
|
Неумение правильно ставить цели |
Изучите техники постановки целей и научитесь применять их на практике. |
|
Неправильная расстановка приоритетов |
Заполняйте матрицу Эйзенхауэра. Это поможет сделать важное и не тратить время на то, что не нужно. |
|
Страх вынужденного бездействия |
Выявите свои внутренние проблемы и конфликты. Это о них вы не хотите думать, когда выдается свободное время. Решите проблемы — изменятся ваши цели и приоритеты. |
|
Помощь другим в ущерб себе |
Научитесь говорить «нет», а также позволяйте другим людям оказывать помощь вам. |
|
Страх перед возможной неудачей |
Сформируйте правильное отношение к неудачам. Ведь это в первую очередь опыт, которые поможет вам двигаться по пути к цели. |
|
Боязнь успеха |
Часто связана с теми изменениями, которые успех может принести в вашу жизнь. Разрешите себе быть успешным. Окружите себя успешными людьми, чтобы почувствовать вкус успеха. |
Большинство проблем распределения времени связаны с ошибками сразу нескольких уровней.
Грамотное управление временем — ценный навык топ-менеджера. Для организации успешной командной работы необходимо проанализировать причины потери времени руководителя, проранжировать по степени важности и заняться работой по устранению.
Демо-уроки по программе «Коучинг»
Чтобы выявить, исправить и не повторять свои ошибки в планировании времени, необходимо еще раз повторить основные принципы эффективного тайм-менеджмента и наметить точки личностного роста. В этом вам помогут статьи в разделе «Коучинг».
Каким бы разумными и прокаченными в планировании людьми мы бы себя ни считали, любой мозг попадает в ловушки — когнитивные искажения. Одно из таких вредоносных искажений — ошибка планирования.
Что такое ошибка планирования и как она работает
Вычислили и дали имя ей психологи-исследователи Канеман и Тверски еще в 1979 году. Суть ошибки планирования в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи.
Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания. Зачем делать неделями то, с чем можно справиться за два дня? Мозг экономит силы и расставляет приоритеты, занимая тебя в это время другими задачами, ведь до дедлайна еще так далеко, а делать там вроде всего ничего.
При этом прошлый опыт никак не помогает. Даже если месяц назад похожая задача отняла у тебя в три раза больше времени, теперь-то кажется, что всё будет по-другому.
Вспоминая то, как ты выполнял дела в прошлом, ты упускаешь из вида наиболее сложные участки этого пути, концентрируясь на итоге. К дедлайну ты все-таки успел, а значит, прошлый подход вполне себе работает. Тебе почему-то кажется, что в этот-то раз ты сделаешь все быстрее и никакие препятствия не помешают.
В итоге ошибка планирования приводит к просроченным дедлайнам и нехватке времени — приходится наспех заканчивать работу в последнюю ночь или несколько раз переносить сроки. Как видишь, не везде «позитивная» оценка себя оказывается полезной.
Человек думает, что с каждым законченным проектом приобретает какой-то опыт, который позволит ему действовать быстрее в следующий раз. Частично это действительно так, руку ты и правда набиваешь, но вот на скорости это сказывается не так драматично, как может показаться в воображении.
Хорошо это или плохо, но мы всегда оцениваем будущего себя чуть лучше, чем прошлого или настоящего. «Я из будущего» — это настоящий «сын маминой подруги», которому не нужны сроки с запасом и прочие подстраховки, ведь он щелкает задачи одной левой и не глядя.
Как бороться с ошибкой планирования
Реалистичная оценка скорости своей работы — настоящая супер-способность, которая доступна немногим. А вот в ловушку планирования попадают почти все. Может показаться, что это особенность только неорганизованных людей с «творческим беспорядком» в голове и жизни, но на деле ей подвержены даже очень ответственные специалисты.
Можно винить в этом прокрастинацию или собственную лень, а можно попробовать обойти ловушку планирования с помощью наших советов.
1. Делить проект на маленькие отрезки и оценивать именно их,
а не всю картину целиком. Разделив задачу на этапы, ты на самом деле понимаешь, что она не может уместиться в нереалистично короткий срок из-за своей многосоставности.
Набросаем в планировщике список задач, которые нужно закрыть автору, чтобы закончить эту статью:
При виде такого внушительного чек-листа пропадает желание думать, что получится сделать это все за день или последнюю ночь
2. Найти способ измерить результат.
После разбивки задачи на этапы все еще может быть искушение нереалистично оценить сроки на каждый этап. Например, представляя, что его можно уложить в час.
В таком случае попытайся измерить готовый результат и поделить его на то время которое ты прогнозируешь.
Если кажется, что статью можно написать за день, то оцени, сколько примерно страниц в ней должно быть, а потом прикинь, сколько ты способен выдать за час/сутки. Такой способ помогает вычислить неверные прогнозы на ранних стадиях.
3. Вести учет затрат времени.
Отличный способ трезво оценивать свою работоспособность в будущем — включать таймер во время выполнения текущих типичных задач. Узнай, сколько обычно отрезков времени по 20-30 минут уходит на черновик, на сбор информации, на вычитку.
Включай таймер прямо внутри планировщика, чтобы измерить задачу «в помидорах»
Измерив и записав результат несколько раз, ты в будущем уже будешь прикидывать эти цифры и без дополнительных замеров. Главное — не думать, что в этот раз каким-то магическим образом получится сделать все быстрее. Опирайся на прошлые данные и верь только цифрам, а не собственным ощущениям.
4. Добавлять искусственно по 20−30% времени к сроку.
Это может вызвать у тебя почти физическое сопротивление — «зачем мне увеличивать срок, если я точно уверен, что сделаю все именно за столько»?
Но с таким подходом проигравших нет: не уложишься в заранее спланированные рамки — получишь запас времени. А если уложишься — то приятно удивишь руководство или просто сможешь отдохнуть в оставшийся до дедлайна отрезок.
Пользоваться этим приемом стоит не только для самостоятельной оценки сроков, но и если у тебя уже есть четкий дедлайн и нужно распределить время, чтобы в него уложиться. Если кажется, что получится выполнить задачу за три дня, добавляй для страховки еще один день и начинай заранее.
5. Попросить других оценить задачу.
Если ты уже совсем не доверяешь себе и слишком много раз становился жертвой ошибки планирования, то пора просить об оценке коллег. Со стороны в данном случае действительно виднее. Только не проси об оценке руководителя — он явно захочет получить результат побыстрее 🙂
6. Посмотреть на задачу с трех позиций.
Оценить задачу объективнее поможет взгляд на нее со стороны реалиста, оптимиста и пессимиста.
- Сначала используй позитивный подход (в нем обычно и кроется ошибка планирования): прикинь, сколько времени уйдет на задачу в лучшем случае. К примеру, позитивная персона подсказывает, что уйдет всего два дня.
- Теперь обращаемся к пессимисту — сколько придется работать, если все пойдет не так и максимально затянется? Предположим, что 10 дней.
- Дальше смотрим на все реалистично, с упором на данные и цифры. План — примерно 5 дней.
Сложи эти три показателя и возьми за основу среднее: если округлить, то получим 6 дней. С таким сроком уже можно работать.
Управление временем – один из самых важных навыков в жизни современного человека. Именно поэтому сегодня можно найти огромное количество методик, которые ему обучают. Однако в процессе тайм-менеджмента люди совершают разные ошибки, не позволяющие получить от практики действительно хороший результат. Возможно, их совершаете и вы, и если вам удастся искоренить их, у вас появится больше времени для важных дел. Недостаток отдыха, мультизадачность, отсутствие системы приоритетов – все это характерно и для самых продуктивных людей. Но теперь вы узнаете, как исправить свои недочеты.
1
Вы прокрастинируете
Мы все подвержены прокрастинации. Согласитесь, это куда приятней – посмотреть еще одно чрезвычайно интересное и познавательное видео на YouTube, чем наконец-то сесть за работу над новым проектом. В результате вы теряете время и не получаете никакой существенной пользы.
С прокрастинацией сложно бороться, но способы есть. Просто пообещайте себе сделать только один маленький шаг. Например, открыть Google Docs, где вы работаете над статьями. Это ведь ни к чему вас не обязывает, не так ли? Но это незначительное действие позволяет оторваться от бесполезных занятий. В итоге вам уже гораздо проще сделать следующий шаг – продолжить работу над текстом.
2
У вас слишком мало перерывов и отдыха
Вы все-таки смогли преодолеть прокрастинацию и решили дать жару своей работе. Проходит час, другой, третий, но что-то идет не так. Вы все равно не успеваете сделать то, что запланировали. Что происходит?
Люди не могут работать постоянно. Отсутствие перерывов приводит к падению производительности и повышает уровень стресса. Многочисленными исследованиями доказано, что наш ум не может ясно мыслить дольше 90 минут. По истечению этого срока внимание рассеивается и вы просто не способны сфокусироваться на чем-то одном.
Для достижения наилучших результатов делайте перерыв на 15-20 минут на каждые 50-90 минут работы. При этом очень важно действительно оторваться от работы и переключиться на что-то совершенно другое. Если вы заняты сидячим умственным трудом, займитесь физической активностью, к примеру, сделайте зарядку или прогуляйтесь.
3
Вы работаете в режиме мультизадачности
Делать одновременно несколько задач – это кажется таким продуктивным! Но так только кажется. Наш мозг в принципе не способен концентрироваться на двух вещах сразу. Так что вы не делаете много дел сразу – вы просто очень быстро переключаетесь между ними. И если для каких-то несложных задач (вроде уборки квартиры и одновременного приготовления еды) это еще работает, то для сложной умственной работы такой подход уже не подходит.
Исследования показывают, что люди, которые практикуют многозадачность, с большей вероятностью отвлекаются и делают больше ошибок. Наш совет: работайте только над одной задачей в течение одного цикла (между двумя перерывами). Планируйте свой рабочий процесс таким образом, чтобы минимально переключаться между разнотипными задачами.
4
Вы не отслеживаете свое время
Как много драгоценных минут вы тратите на утренний душ, проверку электронной почты в течение дня или пустые поболтушки в соцсетях? А сколько времени вам нужно на совершение того или иного типа повседневной работы? Как часто вы ошибаетесь, планируя слишком мало времени на ту или иную задачу?
Если вы не можете уверенно ответить на эти вопросы, вы тоже подвержены этой ошибке тайм-менеджмента. В результате вы тратите слишком много времени на ненужные дела и чересчур мало на существенные. Отслеживайте свое время и анализируйте полученные результаты. Подумайте, на чем можно сэкономить, а на что нужно выделить больше времени.
5
Вы не умеете ставить приоритеты
Многие люди не осознают важности ранжирования при планировании своего дня. Существуют не только срочные дела или те, что могут подождать, но еще и важные и несущественные. Правильно расставляя приоритеты, вы будете уверены, что тратите время с пользой на то, что реально приближает вас к вашим целям.
Самым простым способом ранжирования дел является матрица Эйзенхауера. Разделите все дела по двум критериям: важности и срочности. После этого расчертите лист бумаги на 4 части и поместите каждую задачу в соответствующую ячейку:
Порядок выполнения дел будет следующим:
- Важные и срочные.
- Не важные и срочные.
- Важные и не срочные.
- Не важные и не срочные.
Действуя так, уже через несколько дней вы заметите, что стали больше успевать, а дела перестали накапливаться.
6
Вы берете на себя слишком много работы
Тайм-менеджмент не означает работать много. Он означает работать, при этом чувствуя себя человеком, а не рабом на галере. К тому же перегруженность снижает производительность. Спешка и постоянный страх не успеть повышают активность симпато-адреналовой системы, которая мешает мыслить ясно и увеличивает уровень стресса.
Не берите на себя слишком много, а если берете, выделяйте для этого достаточно времени. Проанализируйте вашу предыдущую работу. Определите свой уровень комфортной загруженности и не заходите слишком далеко за его рамки. Это как спортивные тренировки: если вы начнете тренироваться день и ночь, то будете выглядеть как узник концлагеря, а не атлет.
7
Вы слишком много отвлекаетесь
Думаем, что не ошибемся, если скажем, что ошибка множества людей состоит в том, что они попросту отвлекаются от каких-то чрезвычайных дел. Хорошо, если эти отвлечения позволяют чему-то научиться, но зачастую мы просто теряем время: на звонки, сообщения, мемы и смешные видео и кучу других вещей. Это не только отбирает время, но еще и снижает продуктивность: мозг переходит в режим многозадачности и фокус внимания сбивается.
Сделайте недоступными отвлекающие факторы: выключите уведомления, отложите телефон в сторону. Если же вдруг обнаруживаете себя листающим ленту инстаграма или занимающимся чем-то другим не менее «полезным», постарайтесь вспомнить, каковы ваши истинные цели, и что нужно делать, чтобы достичь их.
Резюме
Чтобы тайм-менеджмент работал на вас и делал вашу жизнь лучше, возьмите на заметку все, о чем мы поговорили. Резюмировать сказанное можно так:
- Начинайте с малого, чтобы победить прокрастинацию.
- Делайте перерывы не реже чем каждые 50-90 минут.
- Отслеживайте, на что вы тратите свое время, и ищите возможность его сэкономить.
- Планируйте свое время так, чтобы вам не приходилось слишком быстро переключаться между разными задачами.
- В первую очередь делайте самые важные и срочные дела.
- Берите на себя столько работы, сколько вы действительно можете осилить.
- Избавьтесь от всего, что вас отвлекает.
Эти нехитрые правила помогут вам в разы повысить свою продуктивность и перестать терять драгоценные минуты. Начните пользоваться ими сегодня, и уже завтра вы будете довольны собой. Желаем удачи!
Типичные ошибки при организации планирования времени
Ситуация:
“Мне сложно дается планирование времени,
потому что я от рождения неорганизованный
человек”.
Ошибка:
Если Вы не научились самоорганизации
в юности, то можете всю жизнь считать
себя дезорганизованным человеком.
Однако истина заключается в том, что
любой человек в любом возрасте может
научиться организовывать свое время.
Все, что для этого нужно – готовность
пойти на перемены в своей жизни, а также
знание того, где, когда и как осуществлять
эти перемены.
Ситуация:
“Я убежден, что планирование времени
лишает жизнь элементов непредсказуемости
и делает ее рутинной”.
Ошибка:
Четкое определение своих целей и
приоритетов совсем не означает, что Вас
затянет в скучную и предсказуемую
рутину. На самом деле, при лучшей
организации своего времени, Вы предоставите
себе еще больше свободы действий.
Например, в жаркий день Вы захотите уйти
домой пораньше. Но перед уходом Вам
неожиданно напоминают, что нужно
закончить отчет, о котором Вы почти
забыли. В результате Вы не только не
уходите раньше, а еще и задерживаетесь
после работы. Если бы сдача отчета была
у Вас заранее запланирована, Вы могли
бы внести коррективы в свой рабочий
график и постараться закончить отчет
заранее, чтобы освободить время в конце
рабочего дня.
Ситуация:“Чтобы сделать больше, мне надо
работать еще усерднее…”
Ошибка:Слишком много работая и перенапрягаясь,
Вы не только не повышаете собственную
производительность труда, но, скорее
всего, еще и снижаете качество работы,
на которую тратите столько времени и
сил! Научитесь исключать из жизни как
можно больше “занятости” и заменять
ее работой с самым эффективным
использованием времени.
Ситуация:“Все мои цели и планы у меня в голове.
Я считаю, что нет необходимости записывать
их на бумаге”.
Ошибка:Планы и цели, не изложенные в письменном
виде, правильнее считать Вашими
намерениями. Ваши стремления необходимо
обратить в четко очерченные планы
действий, прежде чем их можно будет
реализовать. То же самое относится и к
постановке целей. Оставаясь запертыми
у Вас в голове, они вряд ли будут руководить
Вашими действиями изо дня в день.
Ситуация:
“Как я могу составить список своих
целей, если хочу от жизни так много?”
Ошибка:Действительно, если Вы захотите достичь
всех возможных или даже просто всех
желаемых целей, Вашей жизни может просто
не хватить. Если Вы попытаетесь “объять
необъятное”, скорее всего, добьетесь
намного меньшего, чем достигли бы, имея
меньшее количество четко очерченных
целей. Постарайтесь отделить главные
цели от второстепенных. Некоторые люди
просто не решаются сделать выбор. Как
бабочки, они порхают от одного к другому,
не позволяя себе задержаться на чем-нибудь
достаточно долго, чтобы достичь чего-то.
Не совершайте подобной ошибки. Учитесь
расставлять приоритеты (об этом можно
узнать в Главе 3).
Секрет
успеха – в последовательности.
Бенджамин
Дизраэли
|
Соседние файлы в папке Дополнительная
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #